intra-mart デモンストレーションサイトガイド（intra-mart Accel Archiver編） 第2版 2017-07-06

intra-mart デモンストレーションサイトガイド（intra-mart Accel Archiver編） 第2版 2017-07-06

目次 ≪  4. 基本的な操作 6. ドキュメント統制  ≫

5. 管理属性を付与する

5.1. 版管理／公開日を設定する

5章ではドキュメントを管理するための属性設定をしてみたいと思います。
まずは版管理および公開日の設定を行っていきます。
  1. 新規で「デモ３」フォルダを作成し、右クリックメニューから「ドキュメント新規作成」を選択します。
    ../../_images/01_version_and_releasedate01.png
  2. ドキュメント名を「DEMO2」とし、任意のファイルをアップロードします。
  3. プロパティ枠の「選択」ボタンを選択します。
    ../../_images/02_version_and_releasedate02.png
  4. プロパティ選択画面が表示されます。その中「レビジョン・変更履歴・公開日・通知設定」をポイントし、”→”を選択します。
  5. 右枠に選択したものが反映されたら「決定」ボタンを選択します。
    ../../_images/03_version_and_releasedate03.png

    コラム

    管理属性には以下の種類があります。
    1. レビジョン・変更履歴
      ドキュメントに対するレビジョン管理機能を有効にします。
      管理対象となるドキュメントは、変更する際に「変更履歴」の登録が必要になります。また、レビジョンの管理は自動的に行われ、旧レビジョンとなったドキュメントは権限を持たないユーザから閲覧できないようになります。
    2. レビジョン・変更履歴・公開日・通知設定
      レビジョン管理機能に加え、ドキュメントを作成する際に公開日・通知先を設定することができるようになります。
      このプロパティが設定されると公開日となったタイミングで以下の処理が自動的に行われます。
      • 作成したドキュメントが他ユーザに閲覧できる状態となります。
      • ドキュメントが作成された旨が通知先に設定されたユーザへ自動通知されます。
    3. ワークフロー連携
      ドキュメントを作成する際にワークフローによる申請～承認を設定することができるようになります。
    4. 登録番号管理
      ドキュメントを作成する際に登録番号を入力できるようになります。入力した登録番号は検索条件として利用することができます。
    5. ISO規定
      ISO規程類の作成に必要なプロパティ（レビジョン・変更履歴・公開日・通知設定・ワークフロー連携・登録番号管理）がまとめてセットされます。
    6. 備考
      ドキュメントを作成する際に備考を入力できるようになります。入力した備考は検索条件として利用することができます。
    7. キーワード
      ドキュメントを作成する際にキーワードを入力できるようになります。入力したキーワードは検索条件として利用することができます。
  6. 選択したプロパティ内容が表示されるので、設定を行います。
    以下の枠のとおりに設定をします。※公開日は操作している日に設定してください。
    ../../_images/04_version_and_releasedate04.png
  7. 登録が完了しました。
    レビジョンに関してはドキュメント名の右隣に表示されます。
    ../../_images/05_version_and_releasedate05.png

5.2. ワークフロー連携

次にワークフローで承認を通してからドキュメントを登録してみたいと思います。
ドキュメントへのワークフロー連携設定＆申請と承認のプロセスを流れでご紹介いたします。
  1. 「デモ３」フォルダの右クリックメニューより「ドキュメント新規作成」を選択します。
    ../../_images/06_wf_cooperation01.png
  2. ドキュメント名を「DEMO3」とし、プロパティ欄の「選択」を選択します。
    ../../_images/07_wf_cooperation02.png
  3. プロパティ選択より「ワークフロー連携」を選択し、”→”を選択し、「決定」ボタンを選択します。
    ../../_images/08_wf_cooperation03.png
  4. プロパティ欄にフロー定義欄が表示されます。ドロップダウンより「Accel Archiver申請ルート」を選択します。
    ../../_images/09_wf_cooperation04.png

    コラム

    「フロー定義表示」を選択するとどのようなルートで承認処理が進んでいくのか確認をすることができます。
    ../../_images/10_wf_root.png
  5. フローの設定が完了したら、画面下部の申請ボタンを選択します。
    ../../_images/11_wf_cooperation05.png

    コラム

    本製品ではワークフローをグループ化することが可能です。「営業部フロー」「総務部フロー」等にグループ化することで、より簡単に目的の業務フローを選択することが可能となります。
    ../../_images/12_root_select.png
  6. 申請処理画面が表示されるので、内容を確認し、「申請/処理開始」を選択します。
    ../../_images/13_wf_cooperation06.png
  7. 処理確認ダイアログで「決定」ボタンを選択します。
    ../../_images/14_wf_cooperation07.png
  8. ワークフロー連携の設定と申請が完了しました。
    下図のように、申請の承認が終了するまでドキュメントはフォルダに表示されないようになっております。
    ../../_images/15_wf_cooperation08.png
  9. 全社ポータルの中の「新着処理ポートレット」の「処理」アイコンを選択します。
    ../../_images/16_wf_cooperation09.png
  10. 申請内容が表示されます。「コンテンツ名」を選択するとドキュメントのダウンロードができ、内容を確認することができます。
    ../../_images/17_wf_cooperation10.png
  11. 申請された内容をすべて確認したら画面下部にある「処理」ボタンを選択します。
    ../../_images/18_wf_cooperation11.png
  12. 処理画面が表示されるので内容を確認し、「承認/処理」ボタンを選択します。
    ../../_images/19_wf_cooperation12.png
  13. 承認が完了し、ドキュメントが公開されました。
    ../../_images/20_wf_cooperation13.png

5.3. 管理属性を後から設定する（フォルダ）

次に、先にドキュメントを登録し、後からフォルダに管理属性の追加をしていきたいと思います。
intra-mart Accel Archiverでは、後からフォルダに管理属性を付与した場合、管理属性の不足しているドキュメントを最終編集者に通知できるようになっています。
  1. 新規で「デモ4」フォルダ、デモ４フォルダの中に「DEMO4」ドキュメントを登録します。
    （プロパティ要件等の設定はフォルダ・ドキュメント共に何もしない状態で登録してください。）
    ../../_images/21_attribute_later_folder01.png
  2. デモ４フォルダに右クリックメニューから「フォルダ編集」を選択します。
    ../../_images/22_attribute_later_folder02.png
  3. フォルダ編集画面でプロパティ欄の「選択」を選択します。
    ../../_images/23_attribute_later_folder03.png
  4. 「レビジョン・変更履歴・公開日・通知設定」を設定し、「決定ボタン」を選択します。
    ../../_images/24_attribute_later_folder04.png
  5. プロパティ欄で必須項目を選択することができるようになります。
    今回はレビジョン・公開日・通知にチェックを入れ、画面下部の「保存」を選択します。
    ../../_images/25_attribute_later_folder05.png
  6. フォルダに管理属性を後から追加することができました。
    そのため、先ほどまで表示されていた「DEMO４」ドキュメントは管理属性が不足しているため、標準モードでは一覧へ表示されていないことがご確認いただけます。
    ../../_images/26_attribute_later_folder06.png

5.4. 管理属性の不足ドキュメントを通知する

管理属性が不足している場合、そのドキュメントの最終編集者に通知をすることができます。
  1. デモ４フォルダの右クリックメニューより「プロパティ相違の通知」を選択します。
    ../../_images/27_shortage_notice01.png
  2. プロパティ相違の通知設定画面です。
    通知日や通知先、通知方法等を設定することができます。
    すべての設定が完了したら「決定」ボタンを選択します。すると設定した通知先へ通知が飛びます。
    ../../_images/28_shortage_notice02.png

    コラム

    ↓ポータルのポートレットに通知先を通知した例
    ../../_images/29_notice_portal.png
    ↓IMBoxに指定した例（ApplicationBoxに通知されます。）
    ../../_images/30_notice_imbox.png
  3. リンク先の通知参照画面から「ドキュメント名」を選択します。
    するとドキュメント参照画面に足りないプロパティ要件がご確認いただけます。
    ../../_images/31_shortage_notice03.png

5.5. 管理属性の追加登録（ドキュメント）

次に不足している管理属性を追加していきます。
  1. 右端にある「表示」を選択し「プロパティ用件を満たさないドキュメントを表示する」を選択します。
    ../../_images/32_attribute_add_document01.png
  2. プロパティ要件を満たさないドキュメントが表示されました。
    プロパティ要件を満たさないドキュメントのあるフォルダは赤いアイコンで表示されます。
    またプロパティ要件を満たさないドキュメントは背景が黄色くなり、ドキュメント名の横に赤いアイコンが表示されます。
    ../../_images/33_attribute_add_document02.png
  3. DEMO4の「処理」メニューから「編集」を選択します。
    ../../_images/34_attribute_add_document03.png
  4. ドキュメントのプロパティ設定画面より不足情報を入力し、「保存」ボタンを選択します。
    ../../_images/35_attribute_add_document04.png
  5. ドキュメントへ管理属性を後から追加することができました。
    ../../_images/36_attribute_add_document05.png

    コラム

    後から「レビジョン(版管理)」の管理属性を追加した場合、最初に登録したドキュメントを「初版」として残します。

目次 ≪  4. 基本的な操作 6. ドキュメント統制  ≫

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