8. 柔軟な管理属性付与¶
8章では柔軟な管理属性の付与を体感いただきます。8章の内容は 5.3~5.5 の応用となっており、より実務をイメージして作成しております。契約部門では、先に登録済みのドキュメントに、「文書番号」を付与して、運用強化をすることとなりました。そのためAccel Archiver管理者の青柳さんは、現在の契約部門のフォルダに「登録番号」の管理属性を追加し、登録番号が付与されていないドキュメントを最後に編集した人へ通知をします。最終編集者の上田さんは登録番号が付与されていないドキュメント1つ1つに登録番号(文書番号)を付与します。最後に、青柳さんがドキュメントに番号がきちんと付与されているか確認を行います。上記の一連の流れを行っていきます。
8.1. 「登録番号」の管理属性の付与¶
では管理者の青柳さんで契約担当フォルダに文書番号の追加設定をします。
契約担当フォルダの右クリックメニューより「フォルダ編集」を選択します。 プロパティ選択画面で「登録番号管理」をポイントし、”→”をクリックします。選択が完了したら、画面下部の「決定」ボタンを選択します。 プロパティの登録番号管理の「必須」にチェックをいれ、画面下部の「保存」を選択します。 登録が完了すると、プロパティ要件を満たしていないドキュメントは見えなくなります。 画面右上にある表示メニューの「プロパティ要件を満たさないドキュメントを表示する」を選択します。 プロパティ要件を満たしていないドキュメントが表示されます。「C社契約書」ドキュメントのタイトルを選択します。 足りていないかプロパティ要件を確認することができます。
8.2. 最終編集者へ管理属性の不足を通知する¶
契約担当フォルダの右クリックメニューより「プロパティ相違の通知」を選択します。 通知設定画面が表示されます。この画面から、誰にいつどんな方法で通知がされるかを登録することができます。通知設定画面より通知内容に「案件番号を追加してください」と入力し、画面下部の「決定」ボタンを選択します。 通知が完了したら青柳からログアウトし、上田(ueda/ueda)でログインをしなおします。 上田の全社ポータルの画面下部にある「新着情報ポートレット(iAA)」に通知が来ていることがご確認いただけます。 グローバルナビ→「more」→「Accel Archiver」→ 「Accel Archiver」を選択し、AccelArchiverの画面を表示します。 契約担当フォルダをポイントし、右上にある表示メニューの「プロパティ要件を満たさないドキュメントを表示する」を選択します。
8.3. ドキュメントへ文書番号を付与する¶
不足している文書番号を追加登録します。
A案件契約書の処理メニューから「編集」を選択します。 編集画面でプロパティの「登録番号」に「A00001」と入力し、「保存」ボタンを選択します。 同様に、C案件契約書にも番号を追加登録します。C案件契約書の処理メニューから「編集」を選択します。 プロパティの登録番号に「A00003」と入力し「保存」ボタンを選択します。 すべての登録が完了すると、先ほどまで黄色く警告されていたドキュメントが白色に戻っています。 上田からログアウトし、青柳(aoyagi/aoyagi)でログインし、AccelArchiverの画面を表示します。 キャビネット→一般文書→営業穂運部→営業案件管理→「A案件」フォルダを選択します。すると、さきほどまで表示されていなかったA案件契約書が表示されていることがご確認いただけます。 タスク検索も確認をして見ましょう。タスク検索タグを選択し、「要件を満たす」で「契約書」を線多雨し、検索ボタンを選択します。すると、先ほど登録したA案件契約書とC案件契約書が表示されます。