7. リンクコピーによる情報共有¶

７章では、ドキュメントのリンクコピーによる部署やチームを超えた情報共有の方法をご紹介いたします。

intra-mart Accel Archiverは原本を別のフォルダからも参照出来る「リンクコピー」機能により、担当者は自分の管理するフォルダにのみアクセスするだけで必要な情報を簡単に登録、更新、閲覧することが可能です。

今回は案件ごとに契約書も管理をするようにします。契約書は契約担当の上田が一括して管理しますが、各案件フォルダにリンクコピーをし、営業担当者の青柳にも見えるように設定をしていきます。

項目

リンクコピーを行う
リンクコピーの確認

7.1. リンクコピーを行う ¶

では契約書のリンクコピーを行い他ファイルとドキュメントを紐付けていきたいと思います。

契約担当である上田（ueda/ueda）でログインをします。

グローバルナビ→「more」→「Accel Archiver」→「Accel Archiver」を選択します。

キャビネット→一般文書→「契約担当フォルダ」を選択します。

A案件契約書の処理メニューより「リンクの編集」を選択します。

このドキュメントをリンクしたいフォルダを選択します。

今回はA案件契約書のリンク先を営業案件管理配下の「A案件」フォルダに指定します。

コラム

本製品のリンクコピー機能は、原本の物理的な複写ではなく原本の場所情報を論理的に複写する方式なので、原本に大量のファイルが添付されている場合でもコピーによる利用容量増加は発生しません。

C案件契約書にも同じように設定を行います。

C案件契約書の処理メニューより「リンクの編集」を選択します。

リンク先に営業案件管理配下の「C案件」フォルダを指定します。

これで、ドキュメント情報を他フォルダにリンクすることができました。

7.2. リンクコピーの確認 ¶

では営業担当の青柳に戻り、リンクされたドキュメントがどのように見えるのかを確認しましょう。

右上の「ユーザ名」よりログアウトを選択します。

青柳（aoyagi/aoyagi）でログインをします。

グローバルナビ→「more」→「Accel Archiver」→「Accel Archiver」でAccel Archiverのメニューへいきます。

タスク検索を行ってみます。

「営業案件管理」をポイントし、「タスク検索」タグを開きます。

「要件を満たさない」の選択から「契約書」を選択します。

選択が完了したら「検索」ボタンを選択します。

タスク検索の結果が表示されました。

A案件とC案件フォルダの表示がないことがご確認いただけます。

このように、リンクコピーをしておけば、ドキュメントが実際にフォルダの中になくても、あることとみなされます。

このように管理部門が異なっている場合でも、ドキュメント情報の共有ができるようになっております。